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关于移交进馆档案数字化的通知

发布时间:16-08-04 来源:浠水县档案局

辽宁11选5中奖 www.zk0b.cn

 

各乡镇(区、处)、县直各单位:

为加快我县档案信息化步伐,推进数字化档案馆(室)建设,从2016年起,机关档案室按要求向档案馆移交年满10年的文书档案时,一律实行双套制,即在移交纸质档案及目录时,一并移交电子档案(电子目录及全文扫描件)。为确保数据规范统—、安全保密,现将有关要求通知如下:

一、移交电子档案要求

(一)移交目录要求

1、目录类型

按传统方法整理的档案,目录数据实行案卷级与文件级一并移交,移交的案卷级与文件级目录应能相互挂接,一一对应。实行简化方法按“件”整理的档案,可直接移交文件级目录。

2、目录项目

移交的案卷级目录必著项目为8项,即档号、案卷题名、年度、件数、页号、档案起止时间、保管期限、密级;文件级目录必著项目为8项,即档号、文件编号、文件题名、责任者、文件形成时间、年度、保管期限、密级。

3、档号

传统方法组卷的,案卷级档号包括全宗号、目录号、案卷号3项,文件级档号包括全宗号、目录号、案卷号、页号(件号)4项。

以件为单位整理的,文件级档号为全宗号、归档年度、分类号、保管期限、件号5项。

4、题名

1)原案卷题名基本要素齐全,能够反映卷内文件内容的,应照录原案卷题名;文件题名应照录原文件标题。

2)案卷或文件题名不能揭示档案或文件主要内容的,应根据案卷或文件内容重新拟定题名。重拟的题名应力求完整、准确、全面,并用“[]”加以标识。

3)案卷或文件题名中有“全省(市、县)”,“我省(市、县)”,“各省(市、县)”、“我(厅、局)”等不规范简称的,应规范为“XX(市、县),“XX(市、县)XX()”等通用简称,同一地名的用法应保持前后一致。

4)案卷或文件题名涉及数字的,年、月、日及部队番号、工程代号、设备型号等,应采用阿拉伯数字标识;专用名称如“十一届三中全会”、“十五大”、“三个代表”等,应照原文抄录。

5、责任者

1)文件责任者应按文件上的署名著录,机关团体责任者应用全称或统一规范的简称。对于“?。ㄊ?、县)XX()

“本(厅、局)”、“?。ㄊ?、县)政府”等不规范简称,著录时应规范为“xx(市、县)xx()”、“XX(市、县)政府”等通用简称。

22个责任者之间应用“;”区别。

33个以上责任者的,著录前3个责任者,后面用“等”

字省略。

6、时间

案卷或文件时间由8位数字组成,年度4位,月份2位,日期2位,如19590108。无法考证的时间应补“0",如时间著录为00002000,表示案卷或文件仅知月份,年、日未知。

7、保管期限

传统方法组卷的,档案保管期限著录为永久、长期、短期;以件为单位整理的,档案保管期限著录为永久、长期(30)、短期(10)。

8、密级

按文件上标注的密级如实著录,没有的不填写。

(二)移交全文要求

1、扫描色彩模式

一般档案可采用黑色或灰度模式进行扫描,彩色档案可采用彩色模式进行扫描。根据档案具体情况选用。

2、扫描分辨率

扫描分辨率一般建议选择≥200dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的,以及向档案馆移交的档案,扫描分辨率建议选择≥300dpi。传统照片档案或珍贵档案扫描分辨率建议选≥600dpi。

3、图像存储及命名

数字化的全文图像可采用单页的JPEG、TIFF二种格式。一份文件的全文数据应与档案实体及电子目录一一对应,并存储在以全宗号、档号命名的文件夹中。

4、图像处理

扫描图像应完整、清晰,扫描图像的倾斜度不得超出1度,对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,以节省存储空间。处理过程中应遵循在不影响可读性的前提下展现档案原貌的原则。

(三)移交方式

文书档案目录以Excel表格形式报送,使用《文书档案目录及封面模板》样式,要求格式规范,要素齐全。全文数据以文件夹形式报送,文件夹一般包含年度—类别—保管期限—以档号命名的全文数据四层。

移交数据可使用一般光盘刻录,需交档案馆进行数据异地备份的统一使用JVC国际档案级光盘,移交时需填写《电子档案移交接收登记表》(一式两份)。

《文书档案目录移交模板》、《电子档案移交接收登记表》已上传至《浠水档案信息网》(//www.zk0b.cn)相关下载栏目,各单位可自行下载使用。

二、安全管理

在数字化过程中,各单位要严格遵守《档案法》、《保密法》等有关法律法规规定,加强安全管理,以确保国家信息安全,杜绝档案数字化过程中的失泄密隐患。

(一)数字化过程中的安全管理

1、标有密级且未经解密的涉密档案,不得交由中介服务机构整理、数字化。将非涉密档案提供给中介服务机构进行整理、数字化时,应认真审核中介服务机构的背景情况,不得外包给有外资背景或外籍人员的机构。

2、档案室必须自备档案数字化场地,并封闭数字化设备的信息出口,防止信息外泄。档案由中介服务机构进行整理、数字化过程中,档案室必须在工作现场安装监控设备,并派人实行全过程监管。

3、档案数字化前,档案室必须将所有数字化设备和软件送本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测,有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。

4、禁止档案室因业务需要,将档案录入、扫描等数字化业务临时外包给打印店(室)、内部职工家属、临时人员。

(二)日常安全管理

1、各单位应加强对档案信息安全保密工作的日常管理。安装档案管理软件或存有档案数据的计算机严禁上互联网,建有档案管理内部局域网的要采取物理隔离或安装防火墙等安全防范措施,并指定专人管理,设置访问权限。

2、加强档案信息化数据安全管理,对档案数字化成果要实行异机、异质、异地多套制备份,还可以光盘形式移交县档案馆备份,防止因计算机故障造成的数据遗失或损毁。

3、加强对档案信息化数据移动存储过程中的安全保密管理,指定专人和专用设备,严禁在互联网计算机上存储和传输。

4、要遵守国家保密法律法规和档案开放的有关规定,对档案数字化成果鉴定后方可进行开发利用或资源共享。单位内部进行档案信息日常利用的,要在指定管理人员,并设置访问权限等安全措施前提下,方可进行内部查询。

 

浠 水 县 档 案 局

2016316

 

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